Was ist eine elektronische Rechnung?

Verwalten Sie elektronische Rechnungen, Papierrechnungen und PDFs über eine einzige, Cloud-basierte Plattform. Vollständig elektronische und automatisierte Lösungen für den Versand und Empfang all Ihrer Rechnungen.

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Nicht alle digitalen Rechnungen sind elektronische Rechnungen

„Elektronische Rechnung“ oder „e-Rechnung“ ist ein oft gebrauchter Begriff, aber es besteht nach wie vor keine Einigkeit darüber, was dieser Begriff umfasst. An dieser Stelle klären wir einige Fragen rund um den Begriff „elektronische Rechnung“ und sehen uns die Vorteile an, die diese Art der Rechnungsstellung im Vergleich zu anderen Rechnungsarten bringt.

Druckrechnung

Papierrechnungen werden meist digital erstellt, dann aber gedruckt und per Post an die Geschäftspartner versendet. Ein papierbasierter Rechnungsfluss erfordert keine größeren Investitionen, ist aber arbeitsintensiv, kostspielig und unsicher. Es dauert einige Zeit, bis die Rechnung den Empfänger erreicht, und die Zustellung kann nicht nachverfolgt werden.

  • Keine System-/Prozessänderungen
  • Arbeitsintensiv
  • Teuer
  • Langsamer Zahlungszyklus
  • Eingeschränkte Nach- und Rückverfolgbarkeit
  • Geringe Datenqualität und -sichtbarkeit
  • Von vielen Organisationen nicht akzeptiert
  • Nicht umweltfreundlich

PDF-Rechnung

Rechnungen, die per E-Mail als PDF- oder Word-Dateien ausgetauscht werden, sind ein erster Schritt weg von einem papierbasierten Rechnungsfluss. Allerdings sind per E-Mail gesendete Rechnungen keine elektronischen Rechnungen. Um die Rechnungsdaten in das System des Empfängers einzuspeisen, müssen sie manuell mit OCR eingetippt oder erfasst werden, was in der Regel sehr zeitaufwändig und fehleranfällig ist.

  • Ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung
  • Kosteneffektiv
  • Nicht sicher
  • Geringe Rückverfolgbarkeit

  • E-Mails können verloren gehen oder im Spam landen
  • Eintragung erfolgt manuell oder über Scan and Capture
  • Geringe Datenqualität und -sichtbarkeit
  • Wird für die Verarbeitung oft ausgedruckt

Elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung wird elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet. Ihr gesamter Lebenszyklus ist digital, von dem Zeitpunkt, an dem der Aussteller eine elektronische Rechnung erstellt, bis zur Verarbeitung durch den Empfänger. Die elektronische Rechnungsstellung ist eine integrierte Lösung, die einen vollautomatischen Fluss direkt vom ERP-System eines Unternehmens zum ERP-System eines anderen Unternehmens ermöglicht.

  • Sicher
  • Lieferung und Verarbeitung in Echtzeit
  • Berührungsloser Ablauf
  • Hohe Datenqualität
  • Nach- und Rückverfolgbarkeit
  • Besserer Cashflow und geringere DSO
  • Hohe ROI
  • Umweltfreundlich